قسم التخطيط والمتابعة
هيئة التخطيط :
تُعنى باعداد الخطة السنوية ( الانتاجية والاستثمارية والتشغيلية ) والخطط التدريبية والتطويرية الخاصة بالشركة ويتالف من قسمي :
ـ التخطيط والمتابعة .
ـ التدريب والتطوير .
مهام قسم التخطيط والمتابعة //
يتألف القسم من أربعة شعب :
1- شعبة الخطة الانتاجية
2- شعبة خطة الموازنة
3- شعبة الكلف التخمينية
4- شعبة تقييم الاداء المؤسسي والاحصائيات
1- شعبة الخطة الإنتاجية:
وتتألف من الوحدات التالية :
- وحدة الخطة الإنتاجية
أ - اعداد الخطة السنوية.
ب - اعداد الخطة الخمسية للنشاط الاستخراجي.
ج - اعداد إنتاجية الشركة للفعاليات الفنية.
د - اعداد التقرير الشهري الذي يشرف على عملية تنفيذ خطة الشركة شهرياً.
ه - اعداد التقرير السنوي.
و- الإجابة عن الاستفسارات الواردة من الشركات الاستخراجية والمتعلقة بالخطة والبرامج المنفذة.
ز - الإجابة عن كافة استفسارات ديوان الرقابة المالية الاتحادي وإعداد جداول مفصله عن الخطة وتنفيذها.
حـ - متابعة اعمال الفرق الزلزالية واعداد الجداول الخاصة بنسب الانجاز للبرامج المنفذة والمواقف الأسبوعية لانتاجيتها.
ط - اعداد الملخصات عن استطلاعات برامج المسح الزلزالي.
ي - اعداد تقارير موقف الحفر الاستكشافي والتقييمي وبشكل شهري.
ك - اعداد تقارير متابعة الآليات والمعدات.
ل - اعداد الاستمارات الخاصة بالرقابة الفنية وبشكل شهري.
2- وحدة التقارير اليومية واللجان الفنية
أ - اعداد التقرير اليومي لكافة فعاليات ونشاطات هيئات واقسام الشركة.
ب - تحويل التعاميم الى صيغة (PDF) وتحميلها على الشبكة الداخلية (Mozilla Thunderbird).
ج - اعداد كافة الاجابات حول اللجان الفنية المشتركة.
د - اعداد الاستمارات الخاصة بتحوطات أمان وبشكل شهري.
ه - الاطلاع على البريد الالكتروني عبر برنامج (Mozilla Thunderbird) واعداد الإجابات اللازمة ان تطلب الامر.
و - اعداد النشرة النفطية الخاصة بالفعاليات الفنية وبشكل نصف شهري.
ز - اعداد الإجابات الخاصة بكافة الكتب الخارجية والمذكرات الداخلية.
حـ - اعداد التقرير الخاص بنسب الخدمات المقدمة لمراكز الكلف في الشركة.
ط - القيام بكافة الاعمال التي تكلف بها الوحدة من قبل رئاسة القسم .
2- شعبة خطة الموازنة :
وتتألف من الوحدات التالية :
1- وحدة الموازنة الاستثمارية
أ - اعداد الخطة الاستثمارية.
ب - اعداد خطة حساب البحث والتطوير.
جـ - اعداد تقرير تقدم العمل الشهري للمشاريع الاستثمارية.
د - اعداد تقرير متابعة مصاريف الموازنة الاستثمارية شهرياً.
هـ - اعداد الاستمارات المكتبية لمتابعة تنفيذ مشاريع الموازنة الاستثمارية.
و - متابعة تنفيذ مشاريع البرنامج الحكومي.
2- وحدة الموازنة التشغيلية:
أ - اعداد خطة الشركة الخاصة بالموازنة التشغيلية والرأسمالية.
ب - اعداد تقرير تقدم العمل الشهري للمشاريع التشغيلية.
جـ - اعداد تقرير شهري لمتابعة تنفيذ الطلبيات على الموازنة التشغيلية والرأسمالية.
د - اعداد التحاليل البيانية للدراسات الجيولوجية والجيوفيزيائية والفرق الزلزالية.
ه - اعداد تقرير الرقابة الفنية.
3- شعبة الكلف التخمينية:
وتتألف من الوحدات التالية :
1- وحدة الكلف التخمينية المحلية:
1- وضع الكلف التخمينية للمواد التي تدرج في الطلبيات والمذكرات وذلك عن طريق استدراج العروض من الاسواق المحلية او العروض السابقة او الاتصالات الهاتفية او البريد الالكتروني او اي وسيلة ممكنة.
2- الخروج الى الاسواق المحلية من قبلنا او مع ممثل من الجهة الطالبة لأستدراج العروض اللازمة للمواد المطلوب كلفها التخمينية او تأييد كلفها التخمينية الموضوعة .
3- دراسة العروض المستدرجة والسابقة واجراء المقارنات من حيث النوع والمنشأ والكمية للوصول الى الكلفة التخمينية المعقولة .
4- مخاطبة الجهات الطالبة لتغيير المواد المطلوبة في حال عدم توفرها في الاسواق المحلية وتوفير المعلومات الممكنة التي تخدم مصلحة العمل.
5- حفظ جميع العروض والرسائل التعريفية التي ترد إلى شركتنا للاستفادة في وضع الكلف التخمينية.
6- تأييد الكلف التخمينية الموضوعة من الجهات الطالبة بعد اجراء الدراسة والمقارنة عليها للمشاريع التخصصية.
2- وحدة الكلف التخمينية الخارجية:
وضع الكلف التخمينية للمواد او الاجهزة او التطبيقات التى تكون كلفها التخمينية خارج الكلف المحلية بمبلغ يتجاوز الــــ( 100) مليون دينار عراقي حيث تتم آلية وضع الكلف التخمينية من خلال خطوات عمل موضحة كالتالي :-
1- الاعتماد على العقود المحالة التي تم ابرامها حديثاً بعد التأكد من كلفها ودراستها استكمال متطلبات الجدوى الاقتصادية في حالة عدم ادراجها من قبل الجهات الفنية آخذين بنظر الاعتبار المنشأ المطلوب .
2- الاعتماد على العروض السعرية التي يتم أستدراجها من الشركات المختصة حيث تم مخاطبتها رسمياً لمعرفة الاسعار السائدة في الاسواق المحلية والعالمية عند ورود مواد جديدة او مواد مضى على شرائها سنوات طويلة .
3- تحديث الكلف الجديدة للمواد تبعاً لمتغيرات السوق والبحث المستمر عن شركات جديدة لغرض المنافسة وكسر طوق الاحتكار وتحقيق الجدوى الاقتصادية المنشودة .
4- يتم تأييد الكلف التخمينية في بعض الطلبيات الواردة الينا عند وضعها من قبل اللجان المختصة والمشكلة بموجب الأوامر الادارية لهذا الغرض .
5- في حالة تعذر الحصول على الكلفة التخمينية لبعض المواد من الاسواق او الشركات او العقود السابقة يمكن الحصول على فكرة السعر من خلال الدخول الى موقع الشركات المصنعة (سعر المصنع) وتقدير الكلف الاخرى وأضافتها الى سعر المصنع التي تشمل (الضرائب ، الرسوم الكمركية ، التأمين ، النقل ) وحسب طبيعة المواد أو الاجهزة وكذلك نوع البيوع (CIP) استثمارية (DDP) تشغيلي.
6- اجراء المخاطبات الرسمية للدوائر الحكومية والشركات والجهزين المعتمدين من قبل قسم المواد والمشتريات لمعرفة الكلف التخمينية للمواد المطلوبة وتوفرها من عدمه.
4- شعبة تقييم الاداء المؤسسي والاحصائيات:
1- وحدة تقييم الاداء المؤسسي :
أ - اعداد تقاريـــــــــــــــــــر تقييـــــــــــم الاداء المؤسســــــــــــــــــي الفصليـــــــــــــة.
ب - اعداد تقاريـــــــــــــــــــر تقييم الاداء المؤسســــــــــــــــــي الســـــــــنوي.
جـ - اعداد تقرير جودة العمل ونسب الانجاز الشهري للمشاريع.
د - اعداد الاستبيانات الفصلية الخاصة بالقسم.
2- وحــــــــــــــــــــدة تقييــــــــــم الاداء الوظيفي والأتمته الالكترونيــــــــــــــــــة :
أ - متابعة فرق تقييـــــــــــم الاداء المؤسســــــــــــــــــي.
ب - العمــــــــــــل على برنامــــــــــــج أتمــــــــــــــته شاغـــــــــــــــلي المناصـــــــــــب القياديـــــــــــــة.
جـ - آلية اعداد الخطة الاستراتيجة.
د - اعــــــــــــــــداد وثيقــــــــــــة الحـــــــــــالة الخاصـــــــــــــــــــــــــــة بالشركــــــــــــــــــة.
ه- تقييــــــــــــــم الادارات المتشابهة (المتناظـــــرة ).
و - الاجابة على كافة الاستفسارات الواردة من قسم ادارة الجودة الشاملة والتطوير المؤسسي.
ز – اعداد وثيقة التقييم والتحكم بالمخاطر.
حـ - انتاجية الفرق الزلزالية الشهرية والتي يتم اعتمادها في معادلة كأس الأنتاج.
شعبة تأهيل الشركات (شعبة رأسية)
1- وحدة تدقيق المعلومات:
1- جرد وثائق ومستمسكات الشركات وتدقيقها من حيث النفاذية وحسب متطلبات المثبتة في استمارات تأهيل الشركات والمصادق عليها من قبل مجلس ادارة الشركة.
2- فرز الاوليات والوثائق النافذة لعام 2023 للشركات التي سيتم تأهليها في كل الاضابير مع اعداد قائمة بالشركات التي لديها نواقص في الوثائق.
3- متابعة إجراءات التأهيل المالي ( تقييم الكفاءة المالية ) للشركات بالتنسيق مع العضو المنسب من القسم المالي
4- مفاتحة الشركات وتحديد المواعيد في عقد ورشات عمل في مركز الشركة للشركات التي ترغب بعرض خدماتها للاقسام المعنية.
5- الاتصال بالشركات لاستكمال النواقص التي تتطلبها استمارات الموقف الأمني والموقف القانوني.
6- ترجمة كافة الوثائق المرسلة من الشركات عبر الموقع الالكتروني الخاص بالشعبة.
7- متابعة الشركات في استكمال الوثائق الخاصة بالتعهد بعدم التعامل مع حكومة إقليم كردستان وعدم وجود أي مطالبات لدى الجهات الأخرى مع اعداد جرد بشكل دوري حول الشركات التي استكملت التعهدات والغير مستكملة لمفاتحتها
8- اكمال المعلومات الخاصة في تخصصات الشركات وفرز الشركات التي لديها وكالات من قبل شركات مصنعة او منتجة .
2- وحدة متابعة الشركات:
1- اعداد قائمة بالشركات المحلية والاجنبية وحسب التخصصات وعناوينهم الرسمية ومفاتحتها لتزويدهم باستمارات متطلبات التأهيل لغرض انشاء قاعدة بيانات خاصة بالشركات وخاصة بشركة الاستكشافات النفطية.
2- مفاتحة الشركات المثبتة في جداول تصنيف الشركات واستكمال المفاتحات بالنسبة للشركات الجديدة التي سبق ان اشتركت في المناقصات المعلنة للسنوات السابقة .
3- تزويد شعبة الكلف والاقسام المعنية بقائمة للشركات المتخصصة في الاعمال والايميلات الرسمية .
4- متابعة إجراءات صحة الصدور مع وزارة التخطيط لبيان سلامة الموقف القانوني للشركات.
5- متابعة الشركات من حيث ملئ استمارات المحدثة والخاصة بالموقف الأمني للشركات المحلية والأجنبية .
6- الاتصال بالشركات لاستكمال النواقص التي تتطلبها استمارات الموقف الأمني والموقف القانوني عبر الموقع الرسمي للشعبة .
7- التنظيم مع الشركات في التحضير لأعداد ورش العمل عبر الموقع الرسمي للشعبة لعرض خدماتهم بالتنسيق مع اقسام الشركة المعنية .
8- حضور ممثل من شعبة تأهيل الشركات في الاجتماع الخاص بين الجهات الفنية والشركات المتنافسة والذي يحدد قبل موعد غلق المناقصة لنفس الغرض أعلاه.